Overheidsopdrachten maken een groot deel uit van alle opdrachten die in Nederland worden verstrekt. Bedrijven spannen zich enorm in om opdrachten van andere bedrijven binnen te krijgen. Maar vaak laten zij opdrachten van overheden links liggen. Daarmee laten zij een grote kans op omzet liggen. Dat is natuurlijk jammer. En economisch niet verstandig.

Lees de tips van Robbert Mahler om effectief mee te doen met Europese aanbestedingen.

Waarom laten ondernemingen de kansen liggen?
Daar kunnen allerlei redenen voor zijn: onbekendheid, opzien tegen beslommeringen, geen tijd voor het formele proces enz. Maar al deze redenen hoeven in mijn ogen niet afdoende te zijn om deze grote markt te verwaarlozen.
Zeker in het begin zal het behoorlijk wat hoofdbrekens kosten om goed te begrijpen wat je als onderneming nu precies moet doen. En ja, de regeling van overheidsopdrachten is best lastig. Maar het loont de moeite om die investering te doen.

Werving van opdrachten onder de drempelbedragen is eenvoudiger
Een heel groot deel van de overheidsopdrachten kan eenvoudig worden verkregen.  Dat zijn de opdrachten die niet Europees hoeven te worden aanbesteed, omdat zij onder het drempelbedrag liggen. Dat drempelbedrag ligt bijvoorbeeld in 2018 voor werken op € 5.548.000, voor leveringen en diensten aan de decentrale overheid op € 221.000 en voor leveringen en diensten aan de centrale overheid op € 144.000.

Van de opdrachten die onder de drempelbedragen liggen gaat 70-80% naar MKB bedrijven.

Europese aanbesteding voor opdrachten boven de drempelbedragen
Maar ook (of misschien wel: juist) voor Europese aanbestedingen loont het de moeite om mee te doen aan de aanbestedingen. Europese aanbestedingen zijn aanbestedingen boven de jaarlijks vastgestelde drempelbedragen die hierboven zijn genoemd. Deze drempelbedragen gaan over de waarde van een opdracht gedurende vier jaar.

Mijn tips om effectief mee te doen aan Europese aanbestedingen

  1. Schrijf u in bij TenderNed. Alle Europese aanbestedingen van alle aanbestedende diensten in Nederland moeten worden aangemeld op TenderNed. Dat zijn er per dag wel tientallen. Het is mogelijk om op TenderNed een profiel op te stellen zodat u dagelijks per mail op de hoogte wordt gebracht van alle aanbestedingen die relevant zijn.
  2. Maak een set van alle benodigde documenten, zodat deze eenvoudig en snel ingediend kunnen worden indien de aanbestedende dienst daarom vraagt.
  3. Stel een team samen van mensen die alle inschrijvingen op aanbestedingen voorbereiden. Zorg ervoor dat alle benodigde competenties in dat team vertegenwoordigd zijn. Zorg ervoor dat het team effectief werkt.
  4. Verdiep je in de opdracht en de achterliggende vragen en wensen, zodat de offerte daar zo precies mogelijk op aansluit. Beoordeel snel of de opdracht voor u relevant is en of u aan alle eisen voldoet. Pas als dat het geval is, loont het de moeite om een offerte voor te bereiden.
  5. Ga in de offerte nauwkeurig en nauwgezet in op alle vragen en wensen die een aanbestedende dienst stelt. Vaak wordt het niet voldoende nauwkeurig beantwoorden van vragen afgestraft.
  6. Stel vragen over alle onderdelen van de opdracht die niet duidelijk zijn. Omdat bij een aanbesteding rechtstreeks en persoonlijk contact niet is toegestaan, kunt u alleen door deze vragen voldoende duidelijkheid krijgen over de opdracht.
  7. Bereid de offerte zo goed mogelijk voor. Daarbij gaat het niet alleen om het financiële gedeelte, maar ook om alle toelichtende stukken. Vaak gaat het de aanbestedende dienst namelijk meer om de uitleg hoe u de opdracht gaat uitvoeren dan om het kostenplaatje daarvoor.
  8. Zorg dat u de offerte precies volgens alle voorschriften inricht en tijdig indient.
  9. Leer van eerdere aanbestedingen. Vraag na waarom uw offerte is afgewezen (als dat het geval is), zodat u de volgende keer nog beter voor de dag komt.
  10. Schakel desgewenst deskundige ondersteuning in. En ja, Harvey Bloom heeft veel ervaring met ondersteuning bij aanbestedingen. Zowel ondersteuning van inschrijvende ondernemers als van aanbestedende diensten. Dus aarzel niet om contact met ons op te nemen als dat nodig is.

Robbert Mahler is bereikbaar op 06-42168020 of robbert.mahler@harveybloom.com